Rifornimenti aziendali: come gestire la fatturazione elettronica del carburante

Ciò che garantisce la fatturazione elettronica è la modalità con cui viene effettuato il pagamento del carburante per questo tipo di spesa.

Chiunque si trovi a dover rifornire di carburante un mezzo legato alla propria sa bene quanto sia fondamentale riuscire a fatturare la spesa. Tanto le imprese quanto i liberi professionisti, infatti, hanno la necessità di fornire indicazioni esaustive circa il quantitativo corrisposto per le spese carburante.

In caso contrario, il rischio sarebbe quello di compromettere le proprie risorse economiche – solo fatturando è possibile detrarre l’IVA, deducendo così la spesa – se non addirittura quello disubire sanzioni di varia natura.

Per fatturare il proprio carburante in maniera corretta, è però anche necessario aggiornarsi costantemente sulle modalità e sui pagamenti che vengono di volta in volta introdotti dall’Agenzia delle Entrate.

In tal senso, ad oggi si deve fare riferimento alla circolare chiarificatrice 8/E da loro inviata in data 30 aprile del 2018, all’intento della quale sono state indicate in maniera univoca tutte le procedure da seguire in merito a carburante self service e fattura elettronica.

Una nuova modalità di fattura

La fattura elettronica ha segnato uno sviluppo tecnologico all’interno dei processi di contabilità: un provvedimento voluto, innanzitutto, per ragioni di dematerializzazione e diminuzione del consumo di carta, oltre che per favorire un controllo ed una gestione più semplice delle operazioni amministrative.

Introdotta in Italia a partire dal 2008, la fattura elettronica è stata via via resa obbligatoria per un numero crescente di categorie professionali, arrivando, in data gennaio 2019, a venire estesa a praticamente ogni scambio commerciale che si verifichi tra un professionista, un’azienda e un’impresa privata. Per quello che riguarda la specificità del formato, la fattura elettronica generalmente è un documento .xml, al cui interno vengono inserite tutte le informazioni necessarie per richiedere le future detrazioni.

Nel caso della compravendita di carburante, deve essere compilato dal benzinaio erogante inserendo ovviamente i dati del consumatore, per poi venire spedito entro un massimo di 24 ore all’Agenzia delle Entrate, che provvederà all’inserimento all’interno del proprio Sistema di Interscambio, trattenendo le informazioni sull’IVA ed inviando a sua volta la fattura elettronica al dipendente o al libero professionista che ha effettuato il rifornimento.

Pagamenti di carburante sicuri e tracciabili

Ciò che garantisce la fatturazione elettronica per questo tipo di spesa è la modalità con cui viene effettuato il pagamento del carburante. Per potere fatturare è dunque necessario utilizzare strumenti che garantiscano la piena e ininterrotta tracciabilità del denaro.

Le possibilità a disposizione delle aziende sono molteplici, si va dalle carte di credito ai bonifici, passando per le carte carburante prepagate. Queste ultime, attualmente costituiscono senza dubbio la soluzione più apprezzata nella maggior parte dei contesti lavorativi, in quanto offrono dei vantaggi nel controllo della fatturazione e nella gestione delle spese che le altre modalità di pagamento tracciabili non sono in grado di garantire.

Per quanto riguarda il rimborso che l’azienda potrebbe erogare ai professionisti che anticipano le spese rifornimento, invece, il pagamento dovrà venire effettuato tramite accredito diretto sulla busta paga o tramite bonifico bancario.

Fatturazione carburante: cosa c’è da sapere

Ci sono poi una serie di dettagli che è opportuno conoscere per non rischiare di incappare in errori e inconvenienti. Innanzitutto, la fattura elettronica è da considerarsi obbligatoria solo per coloro che acquistano carburante da destinarsi a motori per uso autotrazione.

Questo vuol dire che non sono compresi acquisti di carburante da usare nell’ambito di gruppi elettrogeni o impianti di riscaldamento. A ciò si aggiunga che gli acquisti consentiti saranno caratterizzati dal cosiddetto potere attrattivo: questo vuol dire che acquistando benzina o gasolio sarà possibile includere nella fattura elettronica anche servizi e/o prodotti ulteriori, come ad esempio i lubrificanti.

Infine, si ricordi che non è necessariamente obbligatorio allegare la targa del mezzo rifornito di carburante all’interno della fattura elettronica. Ciononostante, in molti casi potrebbe comunque risultare conveniente farlo, in modo tale da rendere più semplice ed immediata la tracciabilità della spesa e la sua riconducibilità al veicolo (e quindi al dipendente) coinvolto.